Administrer l'espace de travail

La page Admin est l’endroit où le propriétaire ou les admins d’un espace de travail gèrent ses paramètres. Elle comporte trois onglets : Général — renommer l’espace de travail —, Politique de conservation — régler la durée de conservation des conversations et consulter le journal des purges —, et Catégories de conversation — créer les étiquettes utilisées pour classer les sessions de vos agents conversationnels.

Vous l’ouvrez depuis Admin dans la barre latérale gauche de Studio. Elle s’applique à tout l’espace de travail.

Ce que sont les catégories de conversation

Les catégories de conversation sont des étiquettes au niveau de l’espace de travail (par exemple Product, Pricing, Support) utilisées pour classer automatiquement les sessions de vos agents conversationnels. Une fois les catégories activées sur un agent conversationnel, ses sessions y sont réparties, et les totaux apparaissent dans le graphique Sessions par jour par catégorie de l’Analytique. La gestion de la liste des catégories se fait ici, dans Admin ; leur activation sur un agent donné se fait dans l’onglet Catégories de conversation de cet agent.

Ce que fait la politique de conservation

Chaque espace de travail conserve ses conversations pendant un nombre de jours donné — 30 par défaut. Chaque nuit, une purge efface le contenu des conversations plus anciennes : messages, appels d’outils, titres, état des formulaires, texte des retours et pièces jointes. Les statistiques d’usage (nombre de conversations, catégories, votes des retours) restent disponibles. La valeur va de 1 à 3650 jours (10 ans) ; un espace de travail qui doit conserver longtemps son historique choisit une valeur haute. Les conversations du chat intégré suivent la même règle. Les conversations d’une campagne de test ne sont pas purgées : c’est du matériel de test, conservé pour la relecture.

Le parcours complet en un coup d’œil

La démonstration ci-dessous rejoue chaque étape dans l’interface réelle. Utilisez Précédent / Suivant pour avancer à votre rythme ; chaque étape met en valeur le bouton à cliquer et la zone à observer.

Étape par étape

1. Ouvrir Admin

Dans Studio, ouvrez Admin dans la barre latérale gauche. La page s’ouvre avec les onglets Général, Politique de conservation et Catégories de conversation. (Elle est destinée aux propriétaires et admins de l’espace de travail.)

2. Renommer l’espace de travail (Général)

Sur l’onglet Général, modifiez le champ Nom de l’espace de travail et cliquez sur Enregistrer. Le nouveau nom est utilisé dans toute la plateforme.

3. Régler la conservation (Politique de conservation)

Ouvrez l’onglet Politique de conservation. Modifiez Durée de conservation des conversations (jours) et cliquez sur Enregistrer. Le texte d’aide indique : Le contenu des conversations plus anciennes est effacé définitivement. Les statistiques d’usage restent disponibles. Entre 1 et 3650 jours. Le champ est obligatoire — 0 et une valeur vide sont refusés.

4. Lire le journal des purges

Sous le réglage, le Journal des purges liste une ligne par passage nocturne pour cet espace de travail, avec la prochaine purge planifiée au-dessus (Prochaine purge : suivie de la date). Chaque ligne montre la Date, le nombre de Conversations effacées (un 0 prouve que la purge a tourné sans rien à effacer), et un badge Statut : OK (vert) — le passage a réussi ; PARTIAL (orange) — une partie du nettoyage a été reportée et sera retentée au prochain passage ; ERROR (rouge) — le passage a échoué. Survolez le badge de statut pour voir le rapport du passage. Le journal conserve 12 mois de passages.

5. Gérer les catégories (Catégories de conversation)

Ouvrez l’onglet Catégories de conversation. Vos catégories existantes s’affichent sous forme de badges ; s’il n’y en a aucune, la page indique Aucune catégorie pour l’instant. Cliquez sur Ajouter une catégorie pour en créer une.

6. Ajouter une catégorie

Dans la boîte de dialogue Ajouter une catégorie de conversation, saisissez un Nom de la catégorie. Cochez Activer également pour tous les agents conversationnels existants si vous voulez que tous les agents conversationnels commencent à l’utiliser tout de suite (sinon, vous l’activerez agent par agent plus tard). Cliquez sur Ajouter.

7. Supprimer une catégorie

Pour supprimer une catégorie, cliquez sur le ✕ de son badge. Une confirmation — Supprimer la catégorie de conversation ? — vous est demandée avant de la retirer de la liste des catégories de l’espace de travail.

8. Activer les catégories sur un agent

Les catégories ne classent les conversations d’un agent qu’une fois activées sur cet agent. Ouvrez un agent conversationnel, allez dans son onglet Catégories de conversation, et cochez celles qui s’appliquent (Tout sélectionner les ajoute toutes). Les catégories déjà utilisées dans les conversations de cet agent ne peuvent pas être décochées. Cliquez sur Enregistrer. (Voir Ajouter un agent conversationnel.)

Conseils

• Laissez la conservation à 30 jours sauf raison particulière : c’est le réglage par défaut, adapté au RGPD.
• Consultez le Journal des purges après un changement de durée — le passage nocturne suivant montre combien de conversations la nouvelle valeur a effacées.
• Gardez la liste des catégories courte et distincte — quelques étiquettes claires classent mieux que de nombreuses catégories qui se recoupent.
• Cochez Activer également pour tous les agents conversationnels existants quand une catégorie doit s’appliquer partout, pour éviter de l’activer agent par agent.
• Une fois les catégories utilisées, consultez le graphique Sessions par jour par catégorie de l’Analytique pour voir la répartition des conversations.

Dépannage

• Je ne vois pas l’onglet Catégories de conversation sur un agent — l’onglet n’apparaît que sur les agents conversationnels, et seulement lorsque l’espace de travail a au moins une catégorie. Créez d’abord une catégorie dans Admin.
• Le graphique d’analytique n’affiche que Non catégorisé — les catégories ne classent les sessions qu’une fois activées sur l’agent ; activez-les dans l’onglet de l’agent et laissez arriver de nouvelles sessions.
• Je ne peux pas décocher une catégorie sur un agent — les catégories déjà utilisées dans les conversations de cet agent sont verrouillées, pour que les sessions passées conservent leurs étiquettes.
• Le journal des purges est vide — aucune purge n’a encore tourné pour cet espace de travail ; le premier passage nocturne après l’activation de la fonctionnalité crée la première ligne.
• Je ne peux pas vider le champ pour conserver les conversations sans limite — cette option n’existe pas : la durée est toujours définie. Utilisez une valeur haute (jusqu’à 3650 jours) à la place.
• Un passage affiche PARTIAL — certaines conversations n’ont pas pu être purgées pendant ce passage ; elles seront retentées automatiquement au prochain passage. Survolez le badge pour le détail.
• Je ne vois pas la page Admin — administrer l’espace de travail est réservé à son propriétaire et à ses admins ; demandez-leur si vous avez besoin d’une modification.