Documents

Un document est un fichier que vous téléversez pour indexer son contenu et l’ajouter aux connaissances de vos agents. Une fois un document téléversé et prêt, les agents de l’espace de travail peuvent s’appuyer dessus pour répondre aux utilisateurs.

Les documents se trouvent dans Sources, aux côtés des Sites web et des Bibliothèques de ressources, et appartiennent à l’espace de travail.

Comment les agents utilisent les documents

Un document téléversé est indexé comme connaissance dans l’espace de travail. Une fois son statut des embeddings à Prêt, les agents peuvent en récupérer les passages pertinents pour répondre aux utilisateurs. Utilisez les étiquettes pour organiser vos documents et contrôler leur usage — par exemple, l’étiquette réservée public-documents autorise l’utilisateur à télécharger un document lorsqu’il est proposé dans une conversation.

Le parcours complet en un coup d’œil

La démonstration ci-dessous rejoue chaque étape dans l’interface réelle. Utilisez Précédent / Suivant pour avancer à votre rythme ; chaque étape met en valeur le bouton à cliquer et la zone à observer.

Étape par étape

1. Ouvrir Documents

Dans Studio, ouvrez la barre latérale de gauche, dépliez la section Sources, puis sélectionnez Documents.

2. Téléverser un document

1. Cliquez sur Glissez ou téléversez un fichier (en haut à droite de la page), ou glissez un fichier sur la zone de dépôt.
2. Dans la boîte de dialogue Tags pour cet envoi, cliquez éventuellement sur Ajouter une étiquette pour appliquer des tags à chaque fichier de l’envoi.
3. Cliquez sur Téléverser.

Le document apparaît aussitôt dans le tableau.

3. Attendre qu’il soit prêt

Chaque document affiche un Statut des embeddings. Il passe de En cours à Prêt une fois le fichier indexé. Seul un document Prêt est pleinement exploitable par vos agents. Le tableau indique aussi les Tags du document et la date de dernière mise à jour.

4. Gérer un document

Ouvrez le menu ⋮ en fin de ligne d’un document pour :

• Télécharger le document — télécharger le fichier d’origine.
• Voir — ouvrir un panneau de détails affichant les métadonnées du document (Créé le, Mis à jour le, Nom de fichier, Taille, Langue, Type MIME), son Statut des embeddings, une éventuelle Erreur des embeddings, ses Tags et le contenu extrait.
• Modifier — renommer le document (Titre) et changer ses Tags, puis cliquer sur Mettre à jour.
• Relancer le traitement — relancer l’indexation d’un document. Cet élément n’apparaît que lorsque le Statut des embeddings est Échoué, et démarre aussitôt (sans confirmation).
• Supprimer — retirer le document et son contenu indexé.

5. Gérer plusieurs documents à la fois

1. Cochez la case de chaque ligne à gérer. Une barre indique le nombre d’éléments sélectionnés.
2. Depuis cette barre, choisissez Ajouter une étiquette, Retirer un tag ou Supprimer pour appliquer l’action à tous les documents sélectionnés.
3. Pour tout sélectionner, cochez la case de l’en-tête, à côté de Titre.

6. Créer et gérer les étiquettes

Les documents et les sites web partagent les mêmes étiquettes. Ouvrez le panneau Étiquettes en haut à droite de la page pour les gérer ; il présente vos étiquettes sous forme d’arborescence, une étiquette pouvant être imbriquée sous une étiquette parente.

1. Cliquez sur Ajouter une étiquette. Dans la boîte de dialogue Créer une étiquette, saisissez un Nom et une Description facultative.
2. Pour l’imbriquer, ouvrez le sélecteur Étiquette parente et choisissez un parent (laissez Aucune pour une étiquette de premier niveau). Le champ Étiquette parente n’apparaît que lorsqu’au moins une autre étiquette existe.
3. Cliquez sur Créer. La nouvelle étiquette apparaît dans l’arborescence, indentée sous son parent.

Survolez une étiquette pour la modifier (crayon) ou la supprimer (corbeille). L’étiquette réservée public-documents ne peut être ni modifiée ni supprimée.

L’étiquette réservée public-documents détermine qui peut télécharger un document téléversé. Les administrateurs et propriétaires de l’espace de travail peuvent toujours télécharger n’importe quel document depuis Studio (le menu ⋮ ci-dessus) ; un membre ordinaire ne peut télécharger un document que s’il porte public-documents. Il le fait depuis une conversation : sous une réponse de l’assistant, il ouvre le panneau Sources et clique sur Télécharger le document sur le fichier. Le panneau Sources est lui-même une fonctionnalité optionnelle — si les réponses n’affichent pas de bouton Sources, contactez l’équipe Bayes pour l’activer.

Conseils

• Téléversez les documents les plus pertinents par rapport aux questions de vos utilisateurs — des fichiers ciblés et bien nommés donnent les meilleures réponses.
• Utilisez les étiquettes pour organiser de grands ensembles de documents et contrôler ceux que les utilisateurs peuvent télécharger.
• Sélectionnez plusieurs documents pour les étiqueter ou les nettoyer en une fois.

Dépannage

• Un agent n’utilise pas un document — vérifiez que son Statut des embeddings est Prêt ; un document encore En cours n’est pas encore disponible.
• Un document a échoué au traitement — son Statut des embeddings affiche Échoué ; ouvrez le menu ⋮ et choisissez Relancer le traitement pour relancer l’indexation.
• Je dois modifier les étiquettes de nombreux documents — sélectionnez-les et utilisez Ajouter une étiquette ou Retirer un tag dans la barre de sélection.